KI in der Hausverwaltung: Mieterfragen per Chatbot beantworten
Ein KI-Chatbot auf Ihrer Website beantwortet wiederkehrende Fragen von Mietern, Eigentümern und Interessenten aus Ihren eigenen Inhalten: Bürozeiten, Zuständigkeiten, Formulare oder den Ablauf einer Schadensmeldung. Was er nicht beantworten kann, nimmt er mit Kontaktdaten auf oder übergibt es im Live-Chat an Ihr Team.
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Hausverwaltung Muster
Wo KI in der Hausverwaltung hilft
Ein großer Teil der Anfragen an eine Hausverwaltung wiederholt sich. Genau diese Fragen kann ein Website-Chatbot beantworten, wenn die Antwort in Ihren Inhalten steht. Er antwortet mit GPT-4o mini aus Ihren Website-Inhalten, Geschäftsinformationen und FAQs.
Bürozeiten und Erreichbarkeit
Wann das Büro besetzt ist, wie Sie erreichbar sind und an welchen Tagen geschlossen ist. Der Chatbot antwortet auch abends und am Wochenende.
Typische Frage„Ist das Büro am Freitagnachmittag besetzt?“
Zuständigkeiten
Wer ist Ansprechpartner für welches Objekt, wer für Mieter, wer für Eigentümer? Was Sie hinterlegen, gibt der Chatbot weiter.
Typische Frage„Wer ist für die Lindenstraße zuständig?“
Formulare und Downloads
Der Chatbot verlinkt die passende Unterseite, etwa für Lastschriftmandat, Untermieterlaubnis oder Hausordnung, sofern Sie die Seite in einer FAQ-Antwort angeben.
Typische Frage„Wo finde ich das Formular für die Kündigung?“
Ablauf einer Schadensmeldung
Welche Angaben Sie brauchen, wann der Notdienst zuständig ist und wie es nach der Meldung weitergeht. Kontaktdaten für den Rückruf nimmt der Chatbot auf.
Typische Frage„Mein Fenster schließt nicht mehr. Was nun?“
Nebenkostenabrechnung allgemein erklärt
Wann die Abrechnung üblicherweise kommt, wie Belegeinsicht abläuft und an wen Rückfragen gehen. Individuelle Fragen zur eigenen Abrechnung leitet er an Ihr Team weiter.
Typische Frage„Wann kommt die Nebenkostenabrechnung?“
Wohnungsanfragen von Interessenten
Wie Sie freie Wohnungen veröffentlichen und welche Unterlagen Interessenten mitbringen sollen. Wer Kontaktdaten hinterlässt, erscheint im Dashboard.
Typische Frage„Haben Sie gerade Wohnungen frei?“
Mehr zu typischen Serviceanfragen lesen Sie unter Chatbot im Kundensupport, zu den Wissensquellen unter Wissensdatenbank für Ihren Chatbot.
Schadensmeldungen aufnehmen, Notfälle direkt zum Notdienst leiten
Bei einem tropfenden Wasserhahn oder einem klemmenden Fenster erklärt der Chatbot, welche Angaben Sie brauchen, und nimmt die Details mit Kontaktdaten für den Rückruf auf. Bei Wasserrohrbruch, Gasgeruch oder Heizungsausfall nennt er sofort die Notdienstnummer, die Sie hinterlegt haben.
So kommen Anliegen bei Ihrem Team an
Automatisieren heißt hier: Standardfragen beantwortet der Chatbot, alles andere landet mit Kontaktweg bei Ihnen. Die Bearbeitung bleibt bei Ihrem Team.
Antwort aus Ihrem Wissen
Der Chatbot beantwortet die Frage aus Website-Inhalten, Geschäftsinformationen und FAQs. FAQ-Antworten haben Vorrang vor anderen Quellen.
Wissensquellen ansehenKontaktdaten für den Rückruf
Kann der Chatbot nicht weiterhelfen, fragt er nach E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, je nach Einstellung. Der Kontakt erscheint unter „Kunden“, zusammen mit dem Chatverlauf und einem Status wie „Neu“ oder „Kontaktiert“.
Kontakterfassung im ChatÜbergabe an Ihr Team
Mit der menschlichen Übernahme schreibt Ihr Team im Live-Chat selbst weiter. Ist niemand online, sagt der Chatbot das und fragt nach einer E-Mail-Adresse. Benachrichtigungen kommen per Ton, Browser oder E-Mail.
Live-Chat und Übernahme
Datenschutzfunktionen für Mieterdaten
Mieter schreiben Namen, Adressen und Telefonnummern in den Chat. Chatvise stellt Ihnen dafür Datenschutzfunktionen bereit: Speicherung in Nürnberg, AV-Vertrag, Löschfristen und einen Datenschutzhinweis vor Chatbeginn.
Zusätzlich gibt es den optionalen Schutzmodus „Mandantenschutz“. Er wurde für Kanzleien entwickelt und ersetzt erkannte Angaben wie Namen, Adressen, Telefonnummern oder IBAN vor der KI-Verarbeitung durch Platzhalter.
Was Chatvise dafür bereitstellt
- Chatverläufe auf Servern in Nürnberg
- KI-Antworten über OpenAI, Verarbeitung in den USA möglich
- AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO beim Anlegen der Domain
- Löschung einzeln oder automatisch nach 30 bis 360 Tagen
- Optionaler Datenschutzhinweis vor Chatbeginn
- Kontaktabfrage nur bei aktivierter Kontakterfassung
So richten Sie den Chatbot für Ihre Hausverwaltung ein
Sie brauchen kein IT-Projekt, aber verlässliche Inhalte, eine klare Notfallregel und einen Test vor der Veröffentlichung.
01Wissen hinterlegen
Lassen Sie Ihre Website einlesen und ergänzen Sie Geschäftsinformationen: Bürozeiten, Ansprechpartner, verwaltete Objekte, Ablauf einer Schadensmeldung. Formulare verlinken Sie als vollständige URL in einer FAQ-Antwort.Ergebnis: Der Chatbot kennt Ihre häufigsten Mieter- und Eigentümerfragen.
Anleitung zum Training02Notfallregel festlegen
Legen Sie eine FAQ für Notfälle an: Wasserrohrbruch, Heizungsausfall, Gasgeruch. Die Antwort nennt Ihre Notdienstnummer und, bei Gasgeruch, die für Ihre Objekte geltenden Verhaltenshinweise. Die Telefonnummer können Sie zusätzlich als Kontaktkanal im Chatfenster anzeigen.Ergebnis: Dringende Fälle werden nicht im Chat aufgehalten.
Notfälle richtig weiterleiten03Kontakterfassung und Übergabe wählen
Entscheiden Sie, ob der Chatbot bei offenen Fragen nach E-Mail-Adresse oder Telefonnummer fragt oder an Ihr Team übergibt. Es ist jeweils eine Methode aktiv. Aktivieren Sie bei Bedarf den Datenschutzhinweis vor Chatbeginn.Ergebnis: Offene Anliegen landen mit Kontaktweg im Dashboard.
Chatbot im Kundensupport04Testen und einbinden
Prüfen Sie Notfallfragen, Fragen zu einzelnen Abrechnungen und Fragen ohne hinterlegte Antwort: Der Chatbot soll dann an Ihr Team übergeben. Danach fügen Sie das Code-Snippet aus dem Dashboard in Ihre Website ein.Ergebnis: Der Chatbot ist auf Ihrer Website erreichbar und getestet.
Anleitung zur Website-Einbindung
Was kostet der Chatbot für Ihre Hausverwaltung?
Mit Starter testen Sie dauerhaft kostenlos. Für eine reguläre Chat-Anfrage wird ein Credit abgezogen; ein Gespräch kann mehrere Anfragen enthalten.
| Funktion | Starter | Professional | Advanced | Enterprise |
|---|---|---|---|---|
| Preis pro Monat | 0 € | 39 € | 49 € | 89 € |
| Credits pro Monat | 25 | 1.000 | 2.500 | 5.000 |
| FAQs | 10 | 100 | 250 | 500 |
| Mitarbeiterkonten für den Live-Chat | Nur Inhaber | 1 | 3 | 5 |
| PDFs als Wissensquelle | – | – | 3 | 5 |
| Chat-Sprache | Deutsch | Deutsch | Deutsch & Englisch | Deutsch & Englisch |
- Preis pro Monat
Starter0 €
Professional39 €
Advanced49 €
Enterprise89 €
- Credits pro Monat
Starter25
Professional1.000
Advanced2.500
Enterprise5.000
- FAQs
Starter10
Professional100
Advanced250
Enterprise500
- Mitarbeiterkonten für den Live-Chat
StarterNur Inhaber
Professional1
Advanced3
Enterprise5
- PDFs als Wissensquelle
Starter–
Professional–
Advanced3
Enterprise5
- Chat-Sprache
StarterDeutsch
ProfessionalDeutsch
AdvancedDeutsch & Englisch
EnterpriseDeutsch & Englisch
Häufige Fragen zu KI in der Hausverwaltung
Beginnen Sie mit den häufigsten Mieterfragen.
Hinterlegen Sie Bürozeiten, Zuständigkeiten und Ihre Notfallregel, prüfen Sie die Antworten und binden Sie den Chatbot ein. Starter bleibt kostenlos: 25 Credits pro Monat, keine Kreditkarte erforderlich.