RA-MICRO OMA: Digitale Mandatsaufnahme online einrichten & nutzen

Wer neue Mandate über die eigene Website gewinnt, kennt das Problem: Die erste Anfrage ist da, aber wichtige Angaben fehlen. Unterlagen, Gegner, Rechtsschutzversicherung oder der genaue Sachverhalt müssen oft erst nachträglich eingeholt werden. Das kostet Zeit und verzögert die Bearbeitung.

Genau hier setzt die digitale Mandatsaufnahme an. Statt unstrukturierter Erstkontakte werden Mandanten Schritt für Schritt durch die Anfrage geführt. Die Angaben kommen geordnet in der Kanzlei an und können direkt weiterverarbeitet werden. Für die digitale Mandatsaufnahme für Kanzleien ist das ein klarer Vorteil.

Was ist RA-MICRO OMA?

RA-MICRO OMA steht für Online-Mandat und ist der digitale Mandatsaufnahmebogen von RA-MICRO. Neue Mandanten können damit ihre persönlichen und fallbezogenen Daten direkt online erfassen. Das funktioniert browserbasiert, also ohne App und ohne Installation.

RA-MICRO OMA ist im RA-MICRO Online Store buchbar. Dort wird ein Einbindungscode erzeugt, den Kanzleien als Button, Link oder iFrame auf ihrer Website einbauen können. Die eingegebenen Daten werden anschließend an RA-MICRO übermittelt und dort für die Anlage eines neuen Mandanten oder Falls verarbeitet. Eine manuelle Übertragung aus E-Mails entfällt.

Das Formular lässt sich an die eigene Kanzlei anpassen. Rechtsgebiete, Felder und Design können individuell eingerichtet werden. Wer die Digitalisierung der Anwaltskanzlei auf der Website sauber umsetzen will, braucht genau diese Flexibilität.

Warum ein normales Kontaktformular nicht ausreicht

Ein klassisches Kontaktformular liefert meist nur wenige Basisdaten:

• Name

• E-Mail

• Telefonnummer

• Freitext

Für eine echte Mandatsaufnahme reicht das in der Regel nicht aus. In der Praxis fehlen oft genau die Informationen, die intern zuerst gebraucht werden:

• Wer ist Mandant?

• Gibt es einen Gegner?

• Welche Personen sind beteiligt?

• Liegen Unterlagen vor?

• Besteht eine Rechtsschutzversicherung?

Für die Digitalisierung der Anwaltskanzlei reicht deshalb kein einfaches Formular. Eine gute OMA Lösung führt Mandanten in einer sinnvollen Reihenfolge durch den Prozess. Das spart Rückfragen und macht den Erstkontakt für beide Seiten effizienter.

So funktioniert RA-MICRO OMA mit Chatvise

Der Ablauf basiert auf zwei technischen Bausteinen.

Schritt 1: Chatvise einbinden. Chatvise wird per Code Snippet in die Website eingebunden. Das ist mit WordPress, Shopify, Wix, Webflow und Custom HTML möglich. Bei Bedarf unterstützen wir auch bei der Einrichtung.

Schritt 2: RA-MICRO OMA aktivieren. Nach der Aktivierung wird der OMA Code im Chatbot unter den Domaineinstellungen im Reiter „Allgemein“ eingefügt. Anschließend kann Chatvise die Mandatsaufnahme strukturiert begleiten.

Die erfassten Daten werden nicht einfach nur als Datei weitergegeben. Stattdessen erfolgt die Übertragung verschlüsselt über die OMA Schnittstelle von RA-MICRO, sodass die Informationen strukturiert in RA-MICRO ankommen und dort direkt weiterverarbeitet werden können.

Datenschutz von Anfang an

Bei der Mandatsaufnahme werden sensible personenbezogene Daten verarbeitet. Deshalb kommt es auf eine saubere technische und datenschutzkonforme Umsetzung an.

Bei OMA läuft die Verschlüsselung über RA-MICRO. Die erfassten Daten werden an das hinterlegte Postfach der Kanzlei übermittelt und können von dort in RA-MICRO abgerufen werden. Chatvise selbst verarbeitet normale Website Anfragen selbstverständlich DSGVO konform.

Mehr zu den Datenschutzstandards von Chatvise findest du unter DSGVO-konform.

Wann lohnt sich RA-MICRO OMA?

Der Einsatz rechnet sich besonders dann, wenn über die Website regelmäßig neue Anfragen eingehen und intern immer wieder dieselben Informationen nachgefragt werden müssen. Konkret lohnt sich RA-MICRO OMA, wenn:

• Unterlagen schon vor dem Erstgespräch vorliegen sollen

• Mandate auch außerhalb der Bürozeiten vollständig erfasst werden sollen

• Daten bisher noch manuell aus E-Mails und Anhängen übertragen werden

Worauf Kanzleien bei der Auswahl achten sollten

1. Geführte Erfassung statt Freitext
Mandanten sollten Schritt für Schritt durch die Angaben geführt werden..

2. Flexible Struktur
Die Eingabemaske sollte sich an den Ablauf der eigenen Kanzlei anpassen lassen.

3. Übergabe an RA-MICRO
Die erfassten Daten sollten nicht nur gesammelt, sondern auch sinnvoll weitergegeben werden

4. Dokumenten Upload
Unterlagen direkt in der Aufnahme anzufordern spart Zeit.

5. Datenschutz
Auch bei der technischen Umsetzung sollte der Datenschutz sauber gelöst sein.

Fazit

Für Kanzleien, die ihre Mandatsaufnahme digitaler und effizienter aufstellen möchten, ist die Kombination aus Chatvise und RA MICRO OMA eine praktische Lösung. Relevante Angaben können direkt über die Website erfasst, strukturiert übermittelt und intern einfacher weiterverarbeitet werden. Das spart Rückfragen und macht den Einstieg in die Digitalisierung der Anwaltskanzlei deutlich einfacher.

Die RA-MICRO-Integration ist im Enterprise Plan sowie im Individuell Plan verfügbar. Wer neue Mandate sauberer aufnehmen möchte, findet unter digitale Mandatsaufnahme für Kanzleien alle Details. Einen Überblick über die verfügbaren Pakete gibt es unter Preise.

Hinweis: Das im Titelbild verwendete RA-MICRO Logo ist Eigentum der RA-MICRO Software AG. Die Verwendung erfolgt ausschließlich zu redaktionellen Zwecken.