Online-Mandatsaufnahme
Mit der Integration der OMA-Schnittstelle (Online-Mandatsaufnahme) von RA-MICRO in Chatvise können Mandantendaten strukturiert über den Chatbot erfasst und anschließend direkt in RA-MICRO als neue Akte angelegt werden.
Die Übertragung erfolgt verschlüsselt über die kostenlose OMA-Schnittstelle aus dem RA-MICRO Online Store.
Dieser Artikel beschreibt die vollständige Einrichtung – von der Einrichtung eines eigenen E-Mail-Kontos in RA-MICRO über die Aktivierung im RA-MICRO Online Store bis zur Konfiguration in Chatvise und der späteren Aktenanlage im Posteingang.
So richten Sie die Online-Mandatsaufnahme (OMA) ein
Allgemein
Achten Sie darauf, dass in RA-MICRO, im RA-MICRO Online Store und in Chatvise dieselbe Konfiguration verwendet wird.
Insbesondere muss die in RA-MICRO eingerichtete E-Mail-Adresse mit der E-Mail-Adresse übereinstimmen, die Sie im RA-MICRO Online Store für das OMA-Produkt hinterlegen.
1. E-Mail-Konto in RA-MICRO einrichten
Damit RA-MICRO die von Chatvise übermittelten OMA-Daten empfangen kann, empfiehlt es sich, vorab ein eigenes E-Mail-Postfach für die Online-Mandatsaufnahme anzulegen – z. B. oma@ihredomain.de.
So lassen sich OMA-Anfragen sauber von anderen E-Mails trennen.
Empfehlung
Für die OMA sollte nach Möglichkeit ein eigenes Postfach verwendet werden.
Dadurch bleiben eingehende Mandatsanfragen getrennt von der normalen Kanzlei-Kommunikation und lassen sich im Zweifel leichter prüfen.
Hinweis zur Postfach-Verwaltung
Wenn das eingerichtete Postfach ausschließlich für OMA-Anfragen genutzt wird, empfiehlt es sich, die Einstellung
„Nachrichten auf dem Server, je nach Servereinstellung, löschen oder in Papierkorb verschieben“ zu aktivieren.
Dadurch wird verhindert, dass das Postfach zu voll wird, nachdem die OMA-Anfragen bereits in den RA-MICRO Posteingang abgerufen wurden.
Wichtig
Wenn Sie OMA-Nachrichten im Fehlerfall ggf. erneut abrufen möchten, sollten Sie diese Löschoption nicht aktivieren
und stattdessen die Einstellung „Nachrichten im Posteingang belassen“ verwenden.
2. OMA-Produkt im RA-MICRO Online Store aktivieren & RAMOMI-Code kopieren
Im nächsten Schritt aktivieren Sie das kostenlose Produkt „Online-Mandat“ im RA-MICRO Online Store und kopieren den zugehörigen RAMOMI-Code.
RAMOMI.createButtonCode(" angezeigt wird.Hinweis zum RAMOMI-Code
Der RAMOMI-Code ist eine UUID im Format xxxxxxxx-xxxx-xxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxx.
Achten Sie darauf, keine zusätzlichen Leerzeichen oder Anführungszeichen zu übernehmen.
3. RAMOMI-Code in Chatvise eintragen
Sobald Sie den RAMOMI-Code kopiert haben, können Sie die OMA-Integration in Chatvise aktivieren.
Nach erfolgreicher Verbindung können Sie in Chatvise zusätzlich den Button-Text, den Begrüßungstext und die Abschlussnachricht anpassen.
Außerdem lassen sich einzelne Formular-Abschnitte – z. B. Daten zum Mandanten, Gegner oder Beteiligte – gezielt aktivieren oder deaktivieren.
Hinweis zu Standardfragen
Es empfiehlt sich, die von RA-MICRO vorgegebenen Standardfragen möglichst unverändert zu übernehmen,
da diese auf den vorgesehenen OMA-Ablauf abgestimmt sind.
Wenn Sie zusätzliche Fragen zu den Standardfragen hinzufügen, werden diese ebenfalls in der
Zusammenfassungs-PDF übernommen, die später in der E-Akte angezeigt wird.
Falls Sie Änderungen vorgenommen haben und wieder auf den ursprünglichen Stand zurückkehren möchten,
können Sie jederzeit den Button „Zurücksetzen“ verwenden.
Hinweis
Die erweiterten OMA-Einstellungen in Chatvise stehen erst sinnvoll zur Verfügung, nachdem der RAMOMI-Code korrekt eingetragen und gespeichert wurde.
4. Posteingang in RA-MICRO konfigurieren
Damit OMA-Anfragen automatisch im RA-MICRO Posteingang eingehen, muss das zuvor eingerichtete E-Mail-Konto dort als Quelle hinterlegt werden.
Ab diesem Zeitpunkt werden neue OMA-Anfragen automatisch in den RA-MICRO Posteingang abgerufen.
Wichtig
Verwenden Sie hier dasselbe Postfach, das Sie zuvor in RA-MICRO eingerichtet und später auch im
RA-MICRO Online Store für die OMA hinterlegt haben.
5. Neue Akte von Online-Mandat anlegen
Sobald ein Mandant die Online-Mandatsaufnahme über Chatvise abgeschlossen hat, wird die Übermittlung verschlüsselt an RA-MICRO übergeben.
Sie sollten nun im RA-MICRO Posteingang eine E-Mail mit allen exportierten Daten in verschlüsselter Form erhalten haben.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf diese E-Mail.
Der Rechtsklick kann entweder links auf dem weißen leeren Kästchen neben dem Anlagen-Symbol oder in der Spalte „Akte“ erfolgen.
Wählen Sie anschließend im Kontextmenü „Neue Akte von Online Mandat“.
RA-MICRO liest die übermittelten Daten anschließend automatisch ein und leitet Sie durch die Aktenanlage.
In der Regel müssen Sie die vorgeschlagenen Angaben nur noch prüfen und bestätigen.
Hinweis zu Credits
Beim erfolgreichen Absenden einer OMA-Anfrage über den Chatbot werden 50 Credits verbraucht.
Hinweis zu Fehlermeldungen beim Absenden
Sollten Mandanten beim Klick auf „Absenden“ im Chatbot ungewöhnliche Fehlermeldungen sehen,
z. B. dass das Postfach voll sei oder die Übermittlung aktuell nicht möglich ist,
kann die Ursache auch auf Seiten von RA-MICRO liegen.
Vereinzelt kann es insbesondere am Wochenende zu Wartungsarbeiten an den RA-MICRO Servern kommen.
Versuchen Sie die Übermittlung in diesem Fall zu einem späteren Zeitpunkt erneut.